Coupe IdF Robotique 2021

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Audran
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Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar Audran » 02 août 2021, 22:30

Bonjour à tous,

Comme suggéré j'ouvre un post pour discuter des modalités d'organisation de la Cdr IdF 2021 à l'électrolab, deux éléments diffères des années précédentes (cf 2019):
- COVID-19 => pass sanitaire? modalité à évaluer => impact potentiellement rédhibitoire pour la tenue de l'événement en cas de 4ieme vague
- Convention avec Planète-Science: l'association organisatrice de la coupe de France de robotique a mit en place une convention qui encadre l'utilisation du règlement dans les événements non-officiels et offre au deux partie des avantages.

Pour la date, le week-end du 25~26 septembre est pressenti mais hormis le 18~19 septembre (ou Planète-Science présente le règlement 2022) d'autres dates sont possibles, c'est un élément sur lequel les équipes sont invité à se prononcé, cf ci-après.

J'ai préparé un formulaire de pré-inscription pour les équipes afin d'avoir un peu de visibilité sur les équipes souhaitant participer et dans quelles conditions. J'y demande notamment la participation à l'organisation d'une partie des membres (non-participant donc) de chaque équipe afin de constituer une base de bénévole pour essayer de rendre l'événement le moins lourd possible à organiser pour le lab qui a tant à faire en ce moment.
Je prévois de diffuser ce formulaire courant de semaine, Mehdi est en train de le revoir (je vais transmettre à Core la convention et le formulaire).

Je vous tiens au courant
----- Membre de l'équipe Goldorak (coupe de robotique) ------------
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vince
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Re: Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar vince » 19 sept. 2021, 18:15

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== REUNION 19/09/21 ===
========================

Présents : Mehdi, Goldo, Audran, Hadrien (f4inx), François, Vince

Heure début : 15h40
Heure de fin : 18h10

DEROULEMENT COMPETITION
Samedi :
- 10h > accueil des équipes + homologation
- 11h > début des interviews
- 12h30 > repas
- 14h > début des matchs S1
- 15h > pause inter-serie
- 15h30 > match S2
- 16h30 > goûter - pause interserie
- 17h > match S3
- 18h > fin des matchs
- 19h30 > barbecue
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes et début des interviews
- 10h > match S4
- 11h > pause inter-serie
- 11h30 > match S5
- 12h30 > repas
- 14h00 > 4 matchs de 1/4 finale
- 14h40 > pause
- 15h > 2 matchs 1/2 finale
- 15h20 > Pause
-15h45 > 4~6 match de finale/petite finale.
- 16h45h > fin des matchs
- 17h > remise trophées, clôture)
Timekeeping : qui est responsable ?

DEROULEMENT ORGANISATION
Jeudi:
- rendre le gerber fonctionnel pour rendre le Barnum accessible en descendant les palettes au sol
- debut ménage lab (box Yannick libre pour stockage?, toilette, mise en service toilette 2, sortir les conteneur poubelles)

Vendredi :
- après-midi : aménagement bar.
- toujours après-midi : courses y compris bar (barres glacées, coca++, vaisselle jetable, carnet ticket repas, etc...)
Beaucoup de repas -> beaucoup de bouffe + refill - deux voitures, demander l'aide d'Emilien + fichier liste coefficient (Goldo)?
Evasion + C3/Berlingo Goldo ? -> Conducteurs + aide : 4 personnes
- toujours après-midi : aller chercher table RCVA
Vérifier dispo manpower RCVA + ouvert / horaire de passage ? (Audran)
- menage (vider convi + amenagement projet/convi/fonderie (rangement des tables dans les box?) (5-6 personnes)
Rappel : Conducteur /!\ pas de A et membre de l'EL pour l'assurance => quel conducteur ?
- soir > montage barnum+table (5-6 personnes)


Samedi :
- 9h > formation benevole (équipe bar, commentateur, arbitre, (François?15mn) + installation table vente repas)
- 11h > début préparation repas (cuisine et disposition tables-chaises)
- 12h30 > service repas
Si 2 services : 12h30-13h15 / 13h15-14h
- 14h > rangement / plonge
- 15h > préparation goûter (si adapté)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement + SANITAIRE
- 19h > début préparation barbecue (cuisson et tables)
- 20h > service
- 22h30 > rangement

Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 11h > préparation repas
- 12h30 > service repas
- 14h > rangement / plonge + SANITAIRE
- 15h > préparation goûter (si adapté) – installation sono/vidéo remise trophée/clôture (que ça soit dedans ou dehors)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement
- 17h30 > remise trophées/clôture
- 18h > rangement = retour table RCVA (+ trajet camion) + demontage barnum + demontage table + remise en état convi/projet/fonderie.
- 21h > mini-barbeuq pour les courageux


FORCES VIVES
Equipe bar (+ vente ticket repas) :
- 2 personne en permanence (pool de 4 personnes)
Manutention (chaises, tables) :
- 4 personnes avant les repas
Service :
- 4 personnes pendant les repas (pool de 6 en prenant les 2 spare du bar car on peut partager bar / service)
Barbeuq:
- 2 personnes *Staffé*: Kmikaz + Goldo
Animateur
- 4 personne (rot 1 d'équipe+ 1 externe), protopote?
Arbitres/Scene :
- 4 personnes idéalement (mais ça marche à 2 très motivés)
Rabatteur / ange-gardien (la personne qui va chercher les équipes pour les matchs) :
- 1 personne, en lien avec la régie
Régie (y compris suivi scoring) :
- 3 personnes (Ju, Ellyan) + titreur/chat twitch+social media
Social medias :
- 2 personnes (1 en régie + 1 photo)
Interview :
- 2 personnes (Demander à 3DS + 1 monteur)
Ange:
- 1 personne *Staffé*: papa Kmikaz
Régisseur (stand, évenement)
- 1 personne *Staffé*: François
Régisseur compétition (Poolzor)
- 1 personne (Benev PlaSci?)
Controle pass sanitaire
- 1 personne (prise dans le pool Bar)

TROPHES: C'est short pour trouver un truc, back-up à prévoir.
- découpe plexi (option éclairage tranche) : découpeuse laser HS?
- Emilien avait proposé une sculture tête de pirate
- Voir avec Lauriane pour faire 3 petite poteries
- f4inx avait proposé 3DP (modèle?) peint en or/argent/cuivre
- Passer chez un antiquaire, trouver des objet dans le thème de la mer et s'en servir de base pour faire une "coupe".
- cadre avec feuille "prix" dedans

INTERVIEWS
Il faut qu'elles soient filmées en off puis montées et idéalement diffusées pendant les pauses pour remplir ces "blancs"

ATTENTION : il faut savoir ce qu'on veut diffuser pour caler les interviews et le montage
Planning des interviews à faire
A quel moment 3ds prévoit-il de venir ?
Dès le vendredi ? A quelle samedi ?

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