Coupe IdF Robotique 2021

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Audran
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Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar Audran » 02 août 2021, 22:30

Bonjour à tous,

Comme suggéré j'ouvre un post pour discuter des modalités d'organisation de la Cdr IdF 2021 à l'électrolab, deux éléments diffères des années précédentes (cf 2019):
- COVID-19 => pass sanitaire? modalité à évaluer => impact potentiellement rédhibitoire pour la tenue de l'événement en cas de 4ieme vague
- Convention avec Planète-Science: l'association organisatrice de la coupe de France de robotique a mit en place une convention qui encadre l'utilisation du règlement dans les événements non-officiels et offre au deux partie des avantages.

Pour la date, le week-end du 25~26 septembre est pressenti mais hormis le 18~19 septembre (ou Planète-Science présente le règlement 2022) d'autres dates sont possibles, c'est un élément sur lequel les équipes sont invité à se prononcé, cf ci-après.

J'ai préparé un formulaire de pré-inscription pour les équipes afin d'avoir un peu de visibilité sur les équipes souhaitant participer et dans quelles conditions. J'y demande notamment la participation à l'organisation d'une partie des membres (non-participant donc) de chaque équipe afin de constituer une base de bénévole pour essayer de rendre l'événement le moins lourd possible à organiser pour le lab qui a tant à faire en ce moment.
Je prévois de diffuser ce formulaire courant de semaine, Mehdi est en train de le revoir (je vais transmettre à Core la convention et le formulaire).

Je vous tiens au courant
----- Membre de l'équipe Goldorak (coupe de robotique) ------------
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vince
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Re: Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar vince » 19 sept. 2021, 18:15

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== REUNION 19/09/21 ===
========================

Présents : Mehdi, Goldo, Audran, Hadrien (f4inx), François, Vince

Heure début : 15h40
Heure de fin : 18h10

DEROULEMENT COMPETITION
Samedi :
- 10h > accueil des équipes + homologation
- 11h > début des interviews
- 12h30 > repas
- 14h > début des matchs S1
- 15h > pause inter-serie
- 15h30 > match S2
- 16h30 > goûter - pause interserie
- 17h > match S3
- 18h > fin des matchs
- 19h30 > barbecue
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes et début des interviews
- 10h > match S4
- 11h > pause inter-serie
- 11h30 > match S5
- 12h30 > repas
- 14h00 > 4 matchs de 1/4 finale
- 14h40 > pause
- 15h > 2 matchs 1/2 finale
- 15h20 > Pause
-15h45 > 4~6 match de finale/petite finale.
- 16h45h > fin des matchs
- 17h > remise trophées, clôture)
Timekeeping : qui est responsable ?

DEROULEMENT ORGANISATION
Jeudi:
- rendre le gerber fonctionnel pour rendre le Barnum accessible en descendant les palettes au sol
- debut ménage lab (box Yannick libre pour stockage?, toilette, mise en service toilette 2, sortir les conteneur poubelles)

Vendredi :
- après-midi : aménagement bar.
- toujours après-midi : courses y compris bar (barres glacées, coca++, vaisselle jetable, carnet ticket repas, etc...)
Beaucoup de repas -> beaucoup de bouffe + refill - deux voitures, demander l'aide d'Emilien + fichier liste coefficient (Goldo)?
Evasion + C3/Berlingo Goldo ? -> Conducteurs + aide : 4 personnes
- toujours après-midi : aller chercher table RCVA
Vérifier dispo manpower RCVA + ouvert / horaire de passage ? (Audran)
- menage (vider convi + amenagement projet/convi/fonderie (rangement des tables dans les box?) (5-6 personnes)
Rappel : Conducteur /!\ pas de A et membre de l'EL pour l'assurance => quel conducteur ?
- soir > montage barnum+table (5-6 personnes)


Samedi :
- 9h > formation benevole (équipe bar, commentateur, arbitre, (François?15mn) + installation table vente repas)
- 11h > début préparation repas (cuisine et disposition tables-chaises)
- 12h30 > service repas
Si 2 services : 12h30-13h15 / 13h15-14h
- 14h > rangement / plonge
- 15h > préparation goûter (si adapté)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement + SANITAIRE
- 19h > début préparation barbecue (cuisson et tables)
- 20h > service
- 22h30 > rangement

Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 11h > préparation repas
- 12h30 > service repas
- 14h > rangement / plonge + SANITAIRE
- 15h > préparation goûter (si adapté) – installation sono/vidéo remise trophée/clôture (que ça soit dedans ou dehors)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement
- 17h30 > remise trophées/clôture
- 18h > rangement = retour table RCVA (+ trajet camion) + demontage barnum + demontage table + remise en état convi/projet/fonderie.
- 21h > mini-barbeuq pour les courageux


FORCES VIVES
Equipe bar (+ vente ticket repas) :
- 2 personne en permanence (pool de 4 personnes)
Manutention (chaises, tables) :
- 4 personnes avant les repas
Service :
- 4 personnes pendant les repas (pool de 6 en prenant les 2 spare du bar car on peut partager bar / service)
Barbeuq:
- 2 personnes *Staffé*: Kmikaz + Goldo
Animateur
- 4 personne (rot 1 d'équipe+ 1 externe), protopote?
Arbitres/Scene :
- 4 personnes idéalement (mais ça marche à 2 très motivés)
Rabatteur / ange-gardien (la personne qui va chercher les équipes pour les matchs) :
- 1 personne, en lien avec la régie
Régie (y compris suivi scoring) :
- 3 personnes (Ju, Ellyan) + titreur/chat twitch+social media
Social medias :
- 2 personnes (1 en régie + 1 photo)
Interview :
- 2 personnes (Demander à 3DS + 1 monteur)
Ange:
- 1 personne *Staffé*: papa Kmikaz
Régisseur (stand, évenement)
- 1 personne *Staffé*: François
Régisseur compétition (Poolzor)
- 1 personne (Benev PlaSci?)
Controle pass sanitaire
- 1 personne (prise dans le pool Bar)

TROPHES: C'est short pour trouver un truc, back-up à prévoir.
- découpe plexi (option éclairage tranche) : découpeuse laser HS?
- Emilien avait proposé une sculture tête de pirate
- Voir avec Lauriane pour faire 3 petite poteries
- f4inx avait proposé 3DP (modèle?) peint en or/argent/cuivre
- Passer chez un antiquaire, trouver des objet dans le thème de la mer et s'en servir de base pour faire une "coupe".
- cadre avec feuille "prix" dedans

INTERVIEWS
Il faut qu'elles soient filmées en off puis montées et idéalement diffusées pendant les pauses pour remplir ces "blancs"

ATTENTION : il faut savoir ce qu'on veut diffuser pour caler les interviews et le montage
Planning des interviews à faire
A quel moment 3ds prévoit-il de venir ?
Dès le vendredi ? A quelle samedi ?
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vince
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Re: Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar vince » 03 oct. 2021, 16:46

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=== Réunion retex du 03/10/2021 ===
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Présents :
Lab : Goldo, Vince, Ellyan, Mehdi, Julien, Audran
BBB : François

Début : 15h30
Fin : 16h45

On a commencé trop tard l'organisation générale
Côté bouffe, il y a eu des loupés et on est arrivé le matin du premier jour sans avoir tout ce qu'il faut
Sur l'aspect montage du barnum, ça s'est bien passé
Table RCVA : ils étaient autonomes, ça s'est bien passé et ils sont restés pour aider sur le barnum notamment

Côté inscriptions :
Ca s'est très bien passé avec Poolzor, c'est un truc à garder
Par contre ça demande pas mal de boulot côté organisateur pour préparer les formulaires
Planète Sciences pourrait proposer des templates en utilisant notre retex de ce côté

Dimensionnement des repas :
Via le formulaire de pré-inscription on avait beaucoup plus de personnes qui disaient qu'ils allaient manger
On est parti sur une hypothèse de 70 personnes pour 60 personnes qui avaient diut sur le formulaire qu'ols allaient prendre un repas
Dans la réalité on a eu une 40ène de personnes et 67 tickets vendus
Or tout le monde a mangé : on a eu des désistements d'équipes et de gens dans des équipes

Une solution pour ça : utiliser Poolzor pour enregistrer et encaisser les repas
Ca nous permettrait de beaucoup mieux dimensionner les courses
On aurait à ajouter les gens de l'orga qui ne participent pas à la coupe
(On s'y ai pris trop tard pour encaisser les repas sur place mais ça n'a généré que du retard)

Toujours concernant les repas : le retour sur la "qualité" ne donne pas de mauvais retour

Bénévoles :
En amont, on a pas bien assigné les rôles aux bénévoles (alors que les rôles étaient identifiés et les bénévoles aussi)
Il a manqué un briefing le samedi matin et de demander à certains de venir plus tôt : il faut donc assigner une partie des rôles en amont, compléter avec le briefing puis avoir un suivi pendant toute la coupe.
On a pas eu de gros problème malgré tout mais on peut citer :
- repas du samedi a démarré à l'arrache, heureusement que le père de Kmikaz a pris les choses en main
- il a manqué des gens au bar à plusieurs moment, il a manqué un planning de roulement des bénévoles
- pas de contrôle du passe sanitaire à l'arrivée (par contre des contrôles au cours de la journée sur les retours de repas par exemple)
- le bénvole Planète Sciences sur Poolzor est arrivé plus tard le dimanche, on a du retarder les match : probablement à cause des horaires différents entre samedi et dimanche, horaire unique la prochaine fois ?
- pas de time keeper pour le lancement des séries, l'annonce des pauses, des repas, etc...

En synthèse : il manquait une personne pour coordonner l'ensemble et c'est pas quelqu'un qui est dans une équipe
On avait François pour coordonner avec le lab, une personne de Planète Sciences pour le déroulement des matchs mais ce n'est pas suffisant
Il faut que ce soit quelqu'un du lab et qui n'a que ça à faire

Côté tables :
Arbitres/présentateurs/scène : les bénévoles ont bien assuré
Poolzor permet aux anges de données des infos en temps réel sur la disponibilité des équipes, ça c'est vraiment bien

Régie :
Ca s'est globalementbien passé sauf qu'on a perdu Zenos sans qu'il ne prévienne...
Mais il a manqué de gens, il faut beaucoup plus de monde pour que ça tourne
Le dimanche matin par exemple : ce n'est pas facile côté habitudes des gens du lab :)
Hippo a fait un taff d'enfer sur le cadrage
Idéalement il faudrait deux cadreurs pour suivre chaque équipe
100 viewers uniques sur le stream YT chez Plasci et 210 sur Twitch, avec des pics à 40 personnes présentes simultanément
On pourrait utiliser des bots pour orienter les gens vers les règles ou d'autres choses
Et un modérateur qui connait à la fois Twitch et la coupe pour expliquer les règles dans le tchat, donner des explications
Toute la captation du son ambiant s'est fait avec le micro de la gopro : les autres entrées donnaient pas de résultats satisfaisant
Par contre le son arrivait en décalé par rapport aux micros des animateurs, fallait gérer le niveau sonore pour que ça

Interview :
Ca ne s'est pas très bien passé...
Soit on abandonne, soit on prépare bien mieux
Il n'y avait rien de prêt : gros problème de matos, pas de monteur tout du long, mauvais timing avec les équipes
Il faut qu'on ai une équipe qui puisse suivre sur 3 jours : dès le vendredi pour préparer le set-up
3ds doit faire le montage, à suivre, pas d'urgence

Conditions d'accueil des équipes :
Ca s'est bien passé, comme moins d'équipes que prévu, les présentes ont eu plus de place
Il manquait un affichage pour le wifi
Mise en place sur les tables : les équipes se mettaient là où elles voulaient donc pas de plan d'installation, ça ne semble pas nécessaire
Il faut bien entendu en amont suffisamemt de place pour accueillir tout le monde
Ce qui manquait ensuite c'est un affichage de chaque équipe pour permettre aux anges de les repérer plus facilement
Il a manqué des multi-prises à deux reprise, faut faire attention lors de l'installation ou alors... aux équipes d'apporter la leur, ils ont l'habitude

Pour une version avec accueil du public, ce serait bien d'avoir les posters des équipes sur les stands ou de les diffuser sur une TV, dans le stream, etc.
Plus globalement, c'est quelque chose qui manque dans la diffusion de la COupe de France : on a que le nom des équipes, pas trop d'infos les concernant ne sont communiquées
On pourrait demander en amont (Poolzor) aux équipes des infos média qu'on pourrait ensuite utiliser dans notre live
La rotation sur l'écran d'information était pas bien configurée : trop long !

Affichage des toilettes : à améliorer (ce qu'on constate par ailleurs, pendant les visites par exemple, avec les nouveaux, ...)

Du côté des tables de jeu :
Des petits défaux sur la table RCVA et la table Goldorak mais rien de grave
Il manquait une table pour que les équipes posent leurs robots en attendant de passer

Trophées :
A l'arrache ça aussi, l'idée est venue à Audran vendredi soir
Ca a fait marrer les équipes, rattrapage du coup au dernier moment en se servant d'éléments de jeu :)
Le côté assez massif a permis qu'on voit bien les trophées sur les vidéos / photos
Il faut rester sur des créations originales tous les ans, c'est une spécificité qui est appréciée
Maintenant, pour que ça se passe mieux, il faut s'y prendre 1 ou 2 mois à l'avance pour recruter des artistes, du côté de la communauté roboticienne ou du lab

Sur le déroulement :
On a laissé des équipes faire des matchs amicaux après la finale et avant le remise des prix
Ca a permis de continuer à diffuser sur le stream et de retarder le démontage par RCVA :)
Maintenant des équipes sont parties avant la remise des prix du coup, c'est dommage
Il faudrait savoir en amont si les équipes ont des contraintes sur l'horaire de départ le dimanche

Démontage :
Ca s'est bien passé avec le soutien d'équipes qui sont restées
La lab était plutôt bien rangé dimanche soir, Goldo a fait le ménage

On a oublié de sortir les poubelles dans la semaine, du coup elles étaient quasiment pleines au début de l'event !
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Flax
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Re: Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar Flax » 04 oct. 2021, 10:21

Cool, merci pour le CR :)
A mettre en lien avec le CR "interne" qu'on avait fait en réunion de coordination : https://forum.electrolab.fr/viewtopic.php?f=66&t=2258
En gros : c'est un test grandeur nature de la gestion d'un event au Lab avec des non-membres et une implication "faible" de l'asso (comprendre : pas de salariés, peu de CA) et ça montre les limites de l'exercice. Rien de catastrophique, s'pas ? Mais il faut bien garder en tête que le Lab en tant que lieu "technique" est complexe et difficile à déléguer. A garder en tête en particulier quand on communique à l'extérieur sur nos capacités d'accueil de ce genre d'events. Et après, plus largement ça pose la question des ressources (au sens très large) qu'on veut / peut impliquer pour ce genre d'activités.
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Audran
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Re: Coupe IdF Robotique 2021

Messagepar Audran » 04 oct. 2021, 20:20

Petit retour complémentaire avec Planète-Science:
- pour les arbitres présentateur: prévoir un indicateur de live, ils ne savait pas quand le stream démarrait ou était en cours
- pour la captation d'ambiance, à la coupe il utilise deux micros directionnels fixés sur le mat arrière des tables et pointés vers le plateau
- le besoin en communication doit être communiqué/clarifié en avance avec Planète-Science (ils ont créer l'article et l'event Youtube le jour même)
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