Coupe IdF Robotique 2019

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vince
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Coupe IdF Robotique 2019

Messagepar vince » 04 juin 2019, 23:52

C'est reparti pour une année de plus :

L'Électrolab, en partenariat avec Air-ISEP, organise pour la quatrième fois consécutive :

LA COUPE ILE DE FRANCE DE ROBOTIQUE
Ce sera le week-end des 15 et 16 juin.
De 10h à 22h le samedi et de 10h à 18h le dimanche.

La fameuse Coupe de France de Robotique), organisée par Planète Sciences est un grand classique qui a passionné des générations de fans de robotique.
Sa version régionale revient cette année encore à l'Electrolab.

La recette est toujours la même :
- un thème (cette année c'est ATOM FACTORY en hommage à Dmitri Mendeleïev)
- une grande table de jeu de 2mx3m
- deux robots entièrement autonomes conçus et fabriqués chaque année par les équipes
- 90 secondes de match
- et une grande variété d’actions, qui changent chaque année et stimulent l'inventivité des équipes !

Dans la continuité de cet événement national, des coupes locales sont organisées.
Pour les équipes, l'idée est de prolonger le plaisir après une année de travail intense et de poursuivre partage et échanges entre elles.
Ces coupes locales sont également l'occasion de faire découvrir la robotique au plus grand nombre.

# Un gros événement pour le lab
Nous accueillerons à nouveau 14 équipes cette année.
Pour une fréquentation estimée à 100 personnes chaque jour (équipes + visiteurs).

# Envie de participer ? On a besoin de bras !
Aménagement, accueil, repas, rangement, interview, suivi des scores, montage vidéos, communication sur les réseaux sociaux : nous aurons besoin de beaucoup de monde sur le pont !

Rendez-vous dès le vendredi 14 en début d'après-midi pour participer à l'installation.
Puis les samedi et dimanche à partir de 9h30.
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vince
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Re: Coupe IdF Robotique 2019

Messagepar vince » 09 juin 2019, 17:29

Bonjour à toutes et à tous,

Mardi soir prochain (le 11 juin donc) à 20h nous faisons une réunion de préparation pour cet événement.

Voici une proposition d'ordre du jour afin de ne rien oublier.
Vous pouvez commenter et d'ores et déjà vous manifester si vous pouvez filer un coup de main !

Rendez-vous mardi donc pour la réunion.
Ou directement vendredi, samedi ou dimanche.

A bientôt !


TABLE ET ELEMENTS DE JEU
Comme l'année passée, RCVA nous prête sa table.
Ils en ont besoin jusqu'à jeudi à priori (voir email à ce sujet).
Du coup on reste sur le dernier plan imaginé (camion au CT cette semaine et on va chercher la table vendredi) ?

ANIMATEUR -- OK
Raphaël (voir coordonnées sur mail cdridf)

ARBITRAGE
Mail de Goldo à l'équipe Referee de Planète Sciences.
Pas vu passé de réponse.
Et du côté de Simon et Nicolas ?
D'autres possibilités ?

REPAS - VENTE
On repart sur le système de tickets (2 couleurs :
- entrée + plat + dessert + goûter = 7€
- ou plat seul = 5€
Pour info : 16 plat seuls pour 156 repas complets l’année dernière

REPAS - CUISINE
Quels menus ? (attention, on refait pas le coup des fruits à tout prix si on a que des trucs en béton chez Métro :hehe: )
2 déjeuners
2 goûters
1 barbecue

DEROULEMENT COMPETITION
Samedi :
- 10h > accueil des équipes
- 12h30 > repas
- 14h > début des matchs
- 16h > goûter
- 18h > fin des matchs
- 19h30 > barbecue
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 10h > début des matchs
- 12h30 > repas
- 14h > reprise des matchs
- 16h > goûter
- 17h > fin des matchs
- 17h30 > remise trophées, clôture

DEROULEMENT ORGANISATION
Vendredi :
- après-midi : formation équipe bar (les présents ce jours là) – aménagement local
- toujours après-midi : courses y compris bar (barres glacées, coca++, etc...)
- toujours après-midi : aller chercher table RCVA
- soir > montage barnum + installation cuisson-plonge extérieur ?
Samedi :
- 9h > finalisation formation équipe bar + installation table vente repas
- 11h > début préparation repas (cuisine et disposition tables-chaises)
- 12h30 > service repas
- 14h > rangement / plonge
- 15h > préparation goûter (si adapté)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement + SANITAIRE
- 18h30 > début préparation barbecue (cuisson et tables)
- 19h30 > service
- 22h30 > rangement
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 11h > préparation repas
- 12h30 > service repas
- 14h > rangement / plonge + SANITAIRE
- 15h > préparation goûter (si adapté) – installation sono/vidéo remise trophée/clôture
- 16h > service goûter
- 17h > rangement
- 17h30 > remise trophées/clôture
- 18h30 > retour table RCVA

FORCES VIVES
Equipe bar :
- 3 personne en permanence
Manutention (chaises, tables) :
- 4 personnes avant les repas
Service :
- 4 personnes pendant les repas
Cuisine :
- 2 cuisto
Animateur
- 1 personne OK
Arbitres :
- 4 personnes idéalement (mais ça marche à 2 très motivés)
Rabatteur (la personne qui va chercher les équipes pour les matchs) :
- 1 personne
Régie (y compris suivi scoring) :
- 3 personnes
Social medias :
- 2 personnes
Interview :
- 2 personnes
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Flax
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Re: Coupe IdF Robotique 2019

Messagepar Flax » 11 juin 2019, 22:45

Participants
EL : Flax, Maximusk
AirISEP : Marvin, Adrien, Romain (pas dans une équipe)

Heure de début : 20h35
Heure de fin : 22h35


TABLE ET ELEMENTS DE JEU
Comme l'année passée, RCVA nous prête sa table.
Ils en ont besoin jusqu'à jeudi à priori (voir email à ce sujet).
Du coup on reste sur le dernier plan imaginé (camion au CT cette semaine et on va chercher la table vendredi) ?
Ok on reste là-dessus, CT cette semaine
Check avec RCVA
- Conducteur vendredi
- Horaires ouverture RCVA
Note : RCVA seront 11 ... Mais pas forcément à filer un coup de main pour la table

Table du Lab : à finir
Supports de palets à monter (3)
Vynil
Cornières pour électrons
Balises (3)

ANIMATEUR -- OK
Raphaël (voir coordonnées sur mail cdridf)
ECEborg -> Voir avec Audran -> Il attend qu'on le contacte pour lui dire quand il vient, s'il faut le former
Maximusk -> pote à contacter, qui viendra soit animer, soit arbitrer, mais pas les deux jours
AirISEP -> une personne dispo potentielle - /!\ membre de l'équipe donc dispo limitée
/!\ Il faudra être au taquet, gérer les inversions de passages à l'avance
Note : ne peut pas faire en même temps de l'arbitrage

ARBITRAGE
Mail de Goldo / Audran à l'équipe Referee de Planète Sciences.
Pas vu passé de réponse.
Et du côté de Simon et Nicolas ? Non, mais on a Antoine (un ancien AirISEP)
D'autres possibilités ?
AirISEP : peut dépanner de deux arbitres (Adrien, Romain)
EL : moyen de former les membres du Lab (dernier recours)
Note : ne peut pas faire en même temps de l'animation

Résultats des matchs
Audran à préparé une feuille tableur, intégré à un googlesheet, intégrable au stream \o/
Check avec Ju et Ellyan

REPAS - VENTE
On repart sur le système de tickets (2 couleurs) :
- entrée + plat + dessert + goûter = 7€
- ou plat seul = 5€
Pour info : 16 plat seuls pour 156 repas complets l’année dernière (~2/3 des présents) - hors BBQ ! (/!\ ya plus de gens au bbq)
Cette année on peut tabler sur 200 (service de 50) + 70 pour le bbq
/!\ climat
Goûter : comment on gère ? Libre-service pour ceux qui ont payé le repas complet ?
L'an dernier on avait vendu des goûters à l'unité (combien ?)

Barnum / parking
Check avec Tevah + les autres voisins pour assurer barnum

REPAS - CUISINE
BBQ : check avec Evolutek si ils ramènent le leur
NE PEUVENT PAS VENIR : pas Evolutek, pas de BBQ
Rappel : le BBQ du Lab est MORT -> caddie ?
On fait quoi à la place ?
Responsable bouffe côté Lab : Xav non, Alain ... grmpf, autre ?
Quels menus ? (attention, on refait pas le coup des fruits à tout prix si on a que des trucs en béton chez Métro)
Prévoir vegan / allergies, donc backup / modulaire
Wrap : long à préparer ... Pas adapté
/!\ climat, donc salades pas forcément adapté ?
Compter 100g de protéines + 120-180g d'acompagnement + dessert
200 repas -> 44kg - 56kg + 21kg bbq/eq
Dessert : Mont Blanc /!\ ça part vite, donc au moins 5 boîtes, l'an dernier 3, pas assez, vanille parti plus vite que chocolat
Entrée : salade de pates / salade de riz ?
Attention préparation quantités : riz possible, pates c'est chaud
Food truck : un peu tard pour y penser
Camion à pizzas ? :p

2 déjeuners
2 goûters
1 barbecue (ou autre)
72 personnes (équipes) + 6 (Evolutek) + 5 (Crac) + AirISEP (8) + staff EL (?) + public
Combien en 2018 ? => Re-check CR de l'an dernier
Deux services : comment le gérer ?
Idée : tickets 1er ou 2e service, pour répartir
Pb : on ne peut pas prévoir à l'avance qui sera dans les séries, ça compte même si on est pas sensé faire des matches pendant les repas

Gouter : le plus simple c'est gateaux
- Bases de préparation chez Metro, mais ils ne font plus à priori :(
Sinon bases type gateaux Alsa
Sinon crêpes, mais compliqué à gérer

Tripatte : regrouper les bonbonnes de gaz
Retrouver lavabo pour dehors

DEROULEMENT COMPETITION
Samedi :
- 10h > accueil des équipes
- 12h30 > repas
- 14h > début des matchs
- 16h > goûter - pause, mais pas vraiment d'arrêt des matches
- 18h > fin des matchs
- 19h30 > barbecue (?)
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 10h > début des matchs
- 12h30 > repas
- 14h > reprise des matchs
- 16h > goûter - pause, mais pas vraiment d'arrêt des matches
- 17h > fin des matchs (/!\ c'est marqué 18h sur l'affiche ... mais c'est ambigü)
(- 17h30 > remise trophées, clôture)
Timekeeping : qui est responsable ?

DEROULEMENT ORGANISATION
Vendredi :
- après-midi : formation équipe bar (les présents ce jours là) – aménagement local
- toujours après-midi : courses y compris bar (barres glacées, coca++, etc...)
Beaucoup de repas -> beaucoup de bouffe + refill - deux voitures ?
806 + ColineMobile ? Emilien ? -> Conducteurs + aide : 4 personnes
- toujours après-midi : aller chercher table RCVA
Vérifier dispo manpower RCVA + ouvert / horaire de passage ? => Qui ?
Rappel : Conducteur /!\ pas de A et membre de l'EL pour l'assurance
- soir -> montage barnum + installation cuisson-plonge extérieur ?
5-6 personnes

Samedi :
- 9h > finalisation formation équipe bar + installation table vente repas + tables barnum
- 11h > début préparation repas (cuisine et disposition tables-chaises)
- 12h30 > service repas
Si 2 services : 12h30-13h15 / 13h15-14h
- 14h > rangement / plonge
- 15h > préparation goûter (si adapté)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement + SANITAIRE
- 19h > début préparation barbecue (cuisson et tables)
- 20h > service
- 22h30 > rangement

Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 11h > préparation repas
- 12h30 > service repas
- 14h > rangement / plonge + SANITAIRE
- 15h > préparation goûter (si adapté) – installation sono/vidéo remise trophée/clôture (que ça soit dedans ou dehors)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement
- 17h30 > remise trophées/clôture
- 18h30 > retour table RCVA

Timing matchs
3min préparation + 1min40 match + 3min démontage / comptage de points
~1h par série
4 séries le samedi
5 ou 6 le dimanche
7 matches par série - Si on tient moins de 10 min par match on est bons :)
Animation : il faut que ça suive !

FORCES VIVES
Equipe bar :
- 3 personne en permanence (pool de 9 personnes idéalement / 6 personnes minimum)
Manutention (chaises, tables) :
- 4 personnes avant les repas
Service :
- 4 personnes pendant les repas (pool de 8)
On peut partager bar / service
Cuisine :
- 2 cuisto
Animateur
- 1 personne + -- OK staffé
Arbitres :
- 4 personnes idéalement (mais ça marche à 2 très motivés) -- OK staffé (à confirmer ?)
Rabatteur / ange-gardien (la personne qui va chercher les équipes pour les matchs) :
- 1 personne, en lien avec la régie
Régie (y compris suivi scoring) :
- 3 personnes -- OK staffé (Ju, Xav, Ellyan)
Social medias :
- 2 personnes
AirISEP : 1 personne l'an dernier ... Mais c'est l'animateur cette année ...
Interview :
- 2 personnes
Demander à 3DS

Dispo AirISEP
4 ven
7 sam
6 dim

/!\ Anciens de l'Air pas dispo
Combien côté EL ?
D'autres gens que Air / EL l'an dernier ?
Evolutek ?
Pistes pour ramener 3-5 personnes

A priori il manque 10 personnes pas confirmées ...
Il faut staffer au max à l'avance, sinon ça va être Bagdad

COMMUNICATION
L'an dernier : discord :p
Mattermost pas prêt
Discord pratique pour la voix, si on relance cette année, le faire à l'avance ce coup-ci
-> On fait ça => AirISEP crée le channel pour staff + équipes, on fera des rooms publiques / privées
-> On prépare vendredi
Mail AirISEP pour les équipes avec le lien + infos parking

PARKINGS
Possibilité de se garer dans la rue, max 10-15 bagnoles, sinon dans les rues alentours
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Airman
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Enregistré le : 13 oct. 2016, 22:04

Re: Coupe IdF Robotique 2019

Messagepar Airman » 12 juin 2019, 00:24

Je serai là jeudi soir pour faire un peu de préparation mais je ne serai pas là vendredi.
L'évier est sous le tas de truc, à coté de la presse à PCB, le long du mur de la buanderie.
Pour le BBQ, il faut voir si on peut mettre un bout de tôle dans le fond de l'actuel car il faut les deux coté vu le nombre de personnes attendues.

Je serai là samedi et dimanche.
Guiln
Electrolab::Membre
Messages : 5
Enregistré le : 25 oct. 2017, 19:18

Re: Coupe IdF Robotique 2019

Messagepar Guiln » 12 juin 2019, 17:32

Bonjour,
Je ne pourrais pas être là vendredi ni dimanche.
J'ai bien noté rdv à 9h30 samedi.

Vous pouvez me placer au bar, au service, à la plonge, ect, où vous voulez.

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