Hello !
Chouette de voir que ça inspire du monde cette affaire ! :)
Bien que pas mal sous l'eau en ce moment (et donc susceptible de laisser passer des infos sans réagir), il ne faut surtout pas hésiter à me solliciter si besoin ! :)
En particulier, comme c'est essentiellement Zenos et moi qui avions conçu l'orga de 2015, j'ai les archives en terme de compta, factu, implantation du village etc etc...
Quelques chiffres pour 2015 :
- 35 personnes dont 3 ados
- 361 repas "servis" (13 repas / pers sur le séjour, certains ont aussi mangé "sur le pays") + p'tits dej
- le tout en condition de campagne (on reparlera probablement de la vaisselle pour 35pers 2x par jour sans eau courante :p)
- budget 7.5=k€ (260€ en moyenne pour un adulte, hors ticket d'entrée)
- déplacement avec 6 véhicules personnels + 2 fourgons de loc (certains étaient arrivés par d'autres moyens, avion ou train)
- un barnum à sol "plancher" loué sur place comme espace "bidouille", un chapiteau pour faire la cuisine, le barnum du lab pour faire "cantoche"...
- un pylône et des antennes ! :p (comment ça, c'est pas le plus important ?!?)
...
Bref... On a aussi pas mal appris des âneries à ne pas (re)faire ! :p
Sur le plan logistique sur place, il faut très vite :
- faire passer le message à l'orga qu'on va être (très) nombreux (une cinquantaine ?) avec pas mal d'infra
- le spot où on était en 2015 était vraiment bien, mais... faut plus de place (ça avait été la guerre en 2015 avant et pendant l'event) ! :)
- faut négocier le raccordement eau/evac dès maintenant... C'est un point essentiel susceptible de transformer le séjour en enfer (dit autrement : les fûts de 200l "eau propre" et "eau salle", trimballés sur charriot, plus jamais ! :p)
Côté temporalité :
- la loc des barnums plancher s'est faite mi-mars en 2015. Donc, y'a pas le feu, mais... faut s'en occuper...
- l'ouverture pour la vente des tickets s'était faite assez tard (juin)
IL faut qu'on discute vite des questions techniques. Par exemple, en 2015, le lab avait fait l'interface (ie : la banque) pour tous les paiements, et là, les premiers vont venir vite (2500€ à prévoir dans les deux mois pour la loc du barnum). On avait procédé par avance. Beaucoup de gens avaient avancé 150€ le plus tôt possible (qui bien sûr avaient été déduits de leur facture finale)... Comment on gère ça cette fois ?
Pour rire, quelques archives historiques (le plan qui nous avait été demandé pour les pompiers, et les dessins pour expliquer que "ça rentre pas dans l'espace alloué") :