Participants
EL : Flax, Maximusk
AirISEP : Marvin, Adrien, Romain (pas dans une équipe)
Heure de début : 20h35
Heure de fin : 22h35
TABLE ET ELEMENTS DE JEU
Comme l'année passée, RCVA nous prête sa table.
Ils en ont besoin jusqu'à jeudi à priori (voir email à ce sujet).
Du coup on reste sur le dernier plan imaginé (camion au CT cette semaine et on va chercher la table vendredi) ?
Ok on reste là-dessus, CT cette semaine
Check avec RCVA
- Conducteur vendredi
- Horaires ouverture RCVA
Note : RCVA seront 11 ... Mais pas forcément à filer un coup de main pour la table
Table du Lab : à finir
Supports de palets à monter (3)
Vynil
Cornières pour électrons
Balises (3)
ANIMATEUR -- OK
Raphaël (voir coordonnées sur mail cdridf)
ECEborg -> Voir avec Audran -> Il attend qu'on le contacte pour lui dire quand il vient, s'il faut le former
Maximusk -> pote à contacter, qui viendra soit animer, soit arbitrer, mais pas les deux jours
AirISEP -> une personne dispo potentielle - /!\ membre de l'équipe donc dispo limitée
/!\ Il faudra être au taquet, gérer les inversions de passages à l'avance
Note : ne peut pas faire en même temps de l'arbitrage
ARBITRAGE
Mail de Goldo / Audran à l'équipe Referee de Planète Sciences.
Pas vu passé de réponse.
Et du côté de Simon et Nicolas ? Non, mais on a Antoine (un ancien AirISEP)
D'autres possibilités ?
AirISEP : peut dépanner de deux arbitres (Adrien, Romain)
EL : moyen de former les membres du Lab (dernier recours)
Note : ne peut pas faire en même temps de l'animation
Résultats des matchs
Audran à préparé une feuille tableur, intégré à un googlesheet, intégrable au stream \o/
Check avec Ju et Ellyan
REPAS - VENTE
On repart sur le système de tickets (2 couleurs) :
- entrée + plat + dessert + goûter = 7€
- ou plat seul = 5€
Pour info : 16 plat seuls pour 156 repas complets l’année dernière (~2/3 des présents) - hors BBQ ! (/!\ ya plus de gens au bbq)
Cette année on peut tabler sur 200 (service de 50) + 70 pour le bbq
/!\ climat
Goûter : comment on gère ? Libre-service pour ceux qui ont payé le repas complet ?
L'an dernier on avait vendu des goûters à l'unité (combien ?)
Barnum / parking
Check avec Tevah + les autres voisins pour assurer barnum
REPAS - CUISINE
BBQ : check avec Evolutek si ils ramènent le leur
NE PEUVENT PAS VENIR : pas Evolutek, pas de BBQ
Rappel : le BBQ du Lab est MORT -> caddie ?
On fait quoi à la place ?
Responsable bouffe côté Lab : Xav non, Alain ... grmpf, autre ?
Quels menus ? (attention, on refait pas le coup des fruits à tout prix si on a que des trucs en béton chez Métro)
Prévoir vegan / allergies, donc backup / modulaire
Wrap : long à préparer ... Pas adapté
/!\ climat, donc salades pas forcément adapté ?
Compter 100g de protéines + 120-180g d'acompagnement + dessert
200 repas -> 44kg - 56kg + 21kg bbq/eq
Dessert : Mont Blanc /!\ ça part vite, donc au moins 5 boîtes, l'an dernier 3, pas assez, vanille parti plus vite que chocolat
Entrée : salade de pates / salade de riz ?
Attention préparation quantités : riz possible, pates c'est chaud
Food truck : un peu tard pour y penser
Camion à pizzas ? :p
2 déjeuners
2 goûters
1 barbecue (ou autre)
72 personnes (équipes) + 6 (Evolutek) + 5 (Crac) + AirISEP (8) + staff EL (?) + public
Combien en 2018 ? => Re-check CR de l'an dernier
Deux services : comment le gérer ?
Idée : tickets 1er ou 2e service, pour répartir
Pb : on ne peut pas prévoir à l'avance qui sera dans les séries, ça compte même si on est pas sensé faire des matches pendant les repas
Gouter : le plus simple c'est gateaux
- Bases de préparation chez Metro, mais ils ne font plus à priori
Sinon bases type gateaux Alsa
Sinon crêpes, mais compliqué à gérer
Tripatte : regrouper les bonbonnes de gaz
Retrouver lavabo pour dehors
DEROULEMENT COMPETITION
Samedi :
- 10h > accueil des équipes
- 12h30 > repas
- 14h > début des matchs
- 16h > goûter - pause, mais pas vraiment d'arrêt des matches
- 18h > fin des matchs
- 19h30 > barbecue (?)
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 10h > début des matchs
- 12h30 > repas
- 14h > reprise des matchs
- 16h > goûter - pause, mais pas vraiment d'arrêt des matches
- 17h > fin des matchs (/!\ c'est marqué 18h sur l'affiche ... mais c'est ambigü)
(- 17h30 > remise trophées, clôture)
Timekeeping : qui est responsable ?
DEROULEMENT ORGANISATION
Vendredi :
- après-midi : formation équipe bar (les présents ce jours là) – aménagement local
- toujours après-midi : courses y compris bar (barres glacées, coca++, etc...)
Beaucoup de repas -> beaucoup de bouffe + refill - deux voitures ?
806 + ColineMobile ? Emilien ? -> Conducteurs + aide : 4 personnes
- toujours après-midi : aller chercher table RCVA
Vérifier dispo manpower RCVA + ouvert / horaire de passage ? => Qui ?
Rappel : Conducteur /!\ pas de A et membre de l'EL pour l'assurance
- soir -> montage barnum + installation cuisson-plonge extérieur ?
5-6 personnes
Samedi :
- 9h > finalisation formation équipe bar + installation table vente repas + tables barnum
- 11h > début préparation repas (cuisine et disposition tables-chaises)
- 12h30 > service repas
Si 2 services : 12h30-13h15 / 13h15-14h
- 14h > rangement / plonge
- 15h > préparation goûter (si adapté)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement + SANITAIRE
- 19h > début préparation barbecue (cuisson et tables)
- 20h > service
- 22h30 > rangement
Dimanche :
- 9h > accueil des équipes
- 11h > préparation repas
- 12h30 > service repas
- 14h > rangement / plonge + SANITAIRE
- 15h > préparation goûter (si adapté) – installation sono/vidéo remise trophée/clôture (que ça soit dedans ou dehors)
- 16h > service goûter
- 17h > rangement
- 17h30 > remise trophées/clôture
- 18h30 > retour table RCVA
Timing matchs
3min préparation + 1min40 match + 3min démontage / comptage de points
~1h par série
4 séries le samedi
5 ou 6 le dimanche
7 matches par série - Si on tient moins de 10 min par match on est bons
Animation : il faut que ça suive !
FORCES VIVES
Equipe bar :
- 3 personne en permanence (pool de 9 personnes idéalement / 6 personnes minimum)
Manutention (chaises, tables) :
- 4 personnes avant les repas
Service :
- 4 personnes pendant les repas (pool de 8)
On peut partager bar / service
Cuisine :
- 2 cuisto
Animateur
- 1 personne + -- OK staffé
Arbitres :
- 4 personnes idéalement (mais ça marche à 2 très motivés) -- OK staffé (à confirmer ?)
Rabatteur / ange-gardien (la personne qui va chercher les équipes pour les matchs) :
- 1 personne, en lien avec la régie
Régie (y compris suivi scoring) :
- 3 personnes -- OK staffé (Ju, Xav, Ellyan)
Social medias :
- 2 personnes
AirISEP : 1 personne l'an dernier ... Mais c'est l'animateur cette année ...
Interview :
- 2 personnes
Demander à 3DS
Dispo AirISEP
4 ven
7 sam
6 dim
/!\ Anciens de l'Air pas dispo
Combien côté EL ?
D'autres gens que Air / EL l'an dernier ?
Evolutek ?
Pistes pour ramener 3-5 personnes
A priori il manque 10 personnes pas confirmées ...
Il faut staffer au max à l'avance, sinon ça va être Bagdad
COMMUNICATION
L'an dernier : discord :p
Mattermost pas prêt
Discord pratique pour la voix, si on relance cette année, le faire à l'avance ce coup-ci
-> On fait ça => AirISEP crée le channel pour staff + équipes, on fera des rooms publiques / privées
-> On prépare vendredi
Mail AirISEP pour les équipes avec le lien + infos parking
PARKINGS
Possibilité de se garer dans la rue, max 10-15 bagnoles, sinon dans les rues alentours