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=== Réunion retex du 03/10/2021 ===
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Présents :
Lab : Goldo, Vince, Ellyan, Mehdi, Julien, Audran
BBB : François
Début : 15h30
Fin : 16h45
On a commencé trop tard l'organisation générale
Côté bouffe, il y a eu des loupés et on est arrivé le matin du premier jour sans avoir tout ce qu'il faut
Sur l'aspect montage du barnum, ça s'est bien passé
Table RCVA : ils étaient autonomes, ça s'est bien passé et ils sont restés pour aider sur le barnum notamment
Côté inscriptions :
Ca s'est très bien passé avec Poolzor, c'est un truc à garder
Par contre ça demande pas mal de boulot côté organisateur pour préparer les formulaires
Planète Sciences pourrait proposer des templates en utilisant notre retex de ce côté
Dimensionnement des repas :
Via le formulaire de pré-inscription on avait beaucoup plus de personnes qui disaient qu'ils allaient manger
On est parti sur une hypothèse de 70 personnes pour 60 personnes qui avaient diut sur le formulaire qu'ols allaient prendre un repas
Dans la réalité on a eu une 40ène de personnes et 67 tickets vendus
Or tout le monde a mangé : on a eu des désistements d'équipes et de gens dans des équipes
Une solution pour ça : utiliser Poolzor pour enregistrer et encaisser les repas
Ca nous permettrait de beaucoup mieux dimensionner les courses
On aurait à ajouter les gens de l'orga qui ne participent pas à la coupe
(On s'y ai pris trop tard pour encaisser les repas sur place mais ça n'a généré que du retard)
Toujours concernant les repas : le retour sur la "qualité" ne donne pas de mauvais retour
Bénévoles :
En amont, on a pas bien assigné les rôles aux bénévoles (alors que les rôles étaient identifiés et les bénévoles aussi)
Il a manqué un briefing le samedi matin et de demander à certains de venir plus tôt : il faut donc assigner une partie des rôles en amont, compléter avec le briefing puis avoir un suivi pendant toute la coupe.
On a pas eu de gros problème malgré tout mais on peut citer :
- repas du samedi a démarré à l'arrache, heureusement que le père de Kmikaz a pris les choses en main
- il a manqué des gens au bar à plusieurs moment, il a manqué un planning de roulement des bénévoles
- pas de contrôle du passe sanitaire à l'arrivée (par contre des contrôles au cours de la journée sur les retours de repas par exemple)
- le bénvole Planète Sciences sur Poolzor est arrivé plus tard le dimanche, on a du retarder les match : probablement à cause des horaires différents entre samedi et dimanche, horaire unique la prochaine fois ?
- pas de time keeper pour le lancement des séries, l'annonce des pauses, des repas, etc...
En synthèse : il manquait une personne pour coordonner l'ensemble et c'est pas quelqu'un qui est dans une équipe
On avait François pour coordonner avec le lab, une personne de Planète Sciences pour le déroulement des matchs mais ce n'est pas suffisant
Il faut que ce soit quelqu'un du lab et qui n'a que ça à faire
Côté tables :
Arbitres/présentateurs/scène : les bénévoles ont bien assuré
Poolzor permet aux anges de données des infos en temps réel sur la disponibilité des équipes, ça c'est vraiment bien
Régie :
Ca s'est globalementbien passé sauf qu'on a perdu Zenos sans qu'il ne prévienne...
Mais il a manqué de gens, il faut beaucoup plus de monde pour que ça tourne
Le dimanche matin par exemple : ce n'est pas facile côté habitudes des gens du lab
Hippo a fait un taff d'enfer sur le cadrage
Idéalement il faudrait deux cadreurs pour suivre chaque équipe
100 viewers uniques sur le stream YT chez Plasci et 210 sur Twitch, avec des pics à 40 personnes présentes simultanément
On pourrait utiliser des bots pour orienter les gens vers les règles ou d'autres choses
Et un modérateur qui connait à la fois Twitch et la coupe pour expliquer les règles dans le tchat, donner des explications
Toute la captation du son ambiant s'est fait avec le micro de la gopro : les autres entrées donnaient pas de résultats satisfaisant
Par contre le son arrivait en décalé par rapport aux micros des animateurs, fallait gérer le niveau sonore pour que ça
Interview :
Ca ne s'est pas très bien passé...
Soit on abandonne, soit on prépare bien mieux
Il n'y avait rien de prêt : gros problème de matos, pas de monteur tout du long, mauvais timing avec les équipes
Il faut qu'on ai une équipe qui puisse suivre sur 3 jours : dès le vendredi pour préparer le set-up
3ds doit faire le montage, à suivre, pas d'urgence
Conditions d'accueil des équipes :
Ca s'est bien passé, comme moins d'équipes que prévu, les présentes ont eu plus de place
Il manquait un affichage pour le wifi
Mise en place sur les tables : les équipes se mettaient là où elles voulaient donc pas de plan d'installation, ça ne semble pas nécessaire
Il faut bien entendu en amont suffisamemt de place pour accueillir tout le monde
Ce qui manquait ensuite c'est un affichage de chaque équipe pour permettre aux anges de les repérer plus facilement
Il a manqué des multi-prises à deux reprise, faut faire attention lors de l'installation ou alors... aux équipes d'apporter la leur, ils ont l'habitude
Pour une version avec accueil du public, ce serait bien d'avoir les posters des équipes sur les stands ou de les diffuser sur une TV, dans le stream, etc.
Plus globalement, c'est quelque chose qui manque dans la diffusion de la COupe de France : on a que le nom des équipes, pas trop d'infos les concernant ne sont communiquées
On pourrait demander en amont (Poolzor) aux équipes des infos média qu'on pourrait ensuite utiliser dans notre live
La rotation sur l'écran d'information était pas bien configurée : trop long !
Affichage des toilettes : à améliorer (ce qu'on constate par ailleurs, pendant les visites par exemple, avec les nouveaux, ...)
Du côté des tables de jeu :
Des petits défaux sur la table RCVA et la table Goldorak mais rien de grave
Il manquait une table pour que les équipes posent leurs robots en attendant de passer
Trophées :
A l'arrache ça aussi, l'idée est venue à Audran vendredi soir
Ca a fait marrer les équipes, rattrapage du coup au dernier moment en se servant d'éléments de jeu
Le côté assez massif a permis qu'on voit bien les trophées sur les vidéos / photos
Il faut rester sur des créations originales tous les ans, c'est une spécificité qui est appréciée
Maintenant, pour que ça se passe mieux, il faut s'y prendre 1 ou 2 mois à l'avance pour recruter des artistes, du côté de la communauté roboticienne ou du lab
Sur le déroulement :
On a laissé des équipes faire des matchs amicaux après la finale et avant le remise des prix
Ca a permis de continuer à diffuser sur le stream et de retarder le démontage par RCVA
Maintenant des équipes sont parties avant la remise des prix du coup, c'est dommage
Il faudrait savoir en amont si les équipes ont des contraintes sur l'horaire de départ le dimanche
Démontage :
Ca s'est bien passé avec le soutien d'équipes qui sont restées
La lab était plutôt bien rangé dimanche soir, Goldo a fait le ménage
On a oublié de sortir les poubelles dans la semaine, du coup elles étaient quasiment pleines au début de l'event !