[CR réunion travaux] Samedi 23/01/2021

Forum destiné aux annonces et à l'organisation des travaux d'aménagement du local de l'association.
Avatar de l’utilisateur
Flax
Electrolab::CA
Messages : 1592
Enregistré le : 01 mars 2017, 20:46
Contact :

[CR réunion travaux] Samedi 23/01/2021

Messagepar Flax » 23 janv. 2021, 12:23

Présents (BBB) : Vince, Yannick, Flax, Airman, Ameck, Eric, JEB, JGN, LBriand, Lucas, Emilien

Début : 10h10
Fin : 12h20

ODJ
1) Présentation Lab bénéficiaire subvention région pour aide travaux
2) Travaux / organisation / actions

1) Subvention sur partie des dépenses
Fourni : 35k
On doit fournir le reste, mais le bénévolat compte dans le budget
RAPPEL : N'oubliez pas de remplir le cahier d'émargement quand vous venez aux travaux, c'est extrêment important
Financement : pas d'appel de fond en 2020, donc pour le moment on fait de l'avance de trésorerie
Commité de pilotage : dans la convention ils disent qu'il est composé des financeurs, donc région + Lab
Missions (selon nous) :
- Définit les grandes orientations du projet
- Dresser l'état d'avancement
- Acter des avancées
- Prendre des mesures d'adaptation si écart
On est un "petit" projet pour eux (35k c'est rien)
La région va désigner un interlocuteur pour faire partie du commité de pilotage, pas encore fait a priori, on prend les devants

Lucas : Quelle périodicité pour le suivi ? Requis dans la convention ?
-> Jalons demandés, mais rien de spécifique au commité de pilotage pour le moment, mais peut-être la région va demander des choses

Question importante : quel planing est réaliste pour nous ? Il ne faut pas proposer un planing absurde
Rapports : pas forcément besoin de faire des dizaines de pages, il faut juste être factuel et sincère, a priori quelques pages suffiront. Au-delà : on fait au mieux
On a trois ans pour faire le truc, en vrai ça sera beaucoup plus court
Le Lab a de toutes façons besoin d'un planing relativement précis, ce serait-ce que pour s'organiser
Suivi : il faudra tout compulser dans un tableur, pour avoir de la granularité sur ce qui est fait (quantitativement) + faire du forecast (les outils de budget "standards" n'étant pas adaptés pour ça)

Eric : granularité à 2 niveaux, pour avoir le détail de notre côté, et un "tableau de bord" à fournir à la région

AJD : ces travaux nous bloquent sur d'autres chantiers, enjeu pour l'intégralité du Lab et pour toutes les zones -> besoin de déverrouiller le Lab
Nouvelles activité avec Pôle Emploi en février -> motivation pour avancer
Mais aussi : permet de débloquer l'aménagement des autres zones
On va commencer par débloquer la zone projet

Lucas : factures / dépenses - matériaux ?
-> On peut re-flécher en fonction de comment ça se passe
Seule chose vraiment figée: rester dans les objectifs déclarés, à savoir aménagment intérieur et mobilier / équipement

Rappel : la sub ne paye qu'une partie, il faut fournir le reste, et les caisses du Lab sont vides ...
Souvent des membres paient de leur poche le matos et c'est remboursé plus tard, ou abandon de dettes, ou dons
Problème AJD : faire rentrer la tréso
Paillasses PMR par exemple, on peut chercher de la sub spécifique PMR

Apport AAP 2020 : décalages de planing de la région donc on ne peut y passer que ce qui a été dépenser à partir de 12/2020
Ca nous coûte cher, exemple 15k de menuiserie payé en 03/2020, donc on ne peut pas y entrer dans le budget, et donc on ne peut pas demander le tiers de la région qui va avec
Bon, on aura d'autres dépenses, et il y a les heures des bénévoles
Ex menuiserie toujours : la main d'oeuvre a été dépensée en janvier, donc là ça rentre
D'où, toujours : émargement important

Lucas : comment se fait la valorisation du bénévolat ?
-> Au taux horaires, on choisit le tarif, il faut faire gaffe aux montants qu'on met
Historiqument on a décidé de tarifer les travaux au SMIC, ce qui est ridicule par rapport à ce que ça coûterait en vrai, mais au moins c'est pas trop absurde

Eric : fréquence de remise des rapports ?
-> 6 mois et 1 an après la mise en fonction de l'espace
Le commité de pilotage doit rapporter ce qu'il fait (en gros on envoit la feuille Excel)
Sinon : rapports pour montrer si l'argent a servi à quelques chose
Périodicité ? A priori on choisit, mais c'est à voir / préciser / confirmer avec l'interlocuteur de la région
Petite sub, donc peu probable qu'il-elle soit sur nos côtes en permanence, très probable qu'il-elle se contente de lire les rapports
Par contre si on ne donne pas de nouvelles ça va mal se passer et ils vont nous demander des comptes, et ça risque de nous demander plus d'énergie
Il faut définir une périodicité raisonnable

AJD on fait appel à du temps bénévole, mais aussi temps salarié, donc investissement
Difficulté pour le planing : si ça reconfine les bénévoles ne peuvent pas venir, donc le planing shifte, et il n'y a pas moyen de planifier ça à l'avance
Donc : commencer par un planing sans confinement, et quand ça sera stoppé on préviendra la région et ça sera géré et puis voilà
Plus grosse inconnue : fin du projet

JGN : espace de co-working ?
Non, on garde notre fonctionnement actuel, le fait qu'on
A du sens pour clarifier le fonctionnement, formaliser des règles qui vont nous astreindre à ce que ça soit moins le bordel
Ou à la limite la zone projet sera une sorte de "zone de co-working", mais accessible à tous les membres
Espace cafet, ya des gens qui viennent pour y bosser : volonté de continuer et améliorer
Salle formation prise d'assaut assez souvent, d'où on en fait une deuxième
D'ailleurs, nouveauté au bar : on prend la CB :)

Ameck : financement de gros ou détaillé ?
-> Pas vraiment un chiffrage mais plutôt justification de dépenses, donc factures + détail
En amont on peut demander des avances (voir tableau), là c'est plutôt grosse maille
A posteriori on reprend les factures et on corrige dans le détail

JEB : équipe à mettre en place et répartition des rôles ? Pilotages + petites main ?
AJD il y a du pilotage "technique" côté salariés (Zenos et Emilien principalement)
Côté membres : tout a toujours été ouvert, et tout est toujours ouvert
Forcément les gens du CA étant plus impliqué, ils sont plus souvent présents, et ils ont plus de choses en tête
Etablissement d'un budget, qualification des tâches et actions
Comité de pilotage "interne" au CA pour "générer" les informations précises
Pour le moment rien d'écrit sur le fonctionnement
Y-a-t'il besoin de gens pour aider sur l'administratif : OUI

JGN : intéressée mais pas sur côté disponibilité : problème ?
-> De toutes façons vu le conteste sanitaire, on ne peut pas exiger de la présence physique, donc bon ...
Et même, ça n'a aucune raison d'être une contrainte

JEB : Intéressant de se voir physiquement un peu au moins au début ? Pour tout ce qui est mise en place, utiliser des outils de planification avancé ?
-> Est-ce vraiment nécessaire ?
Planification avec des bénévoles : très difficile, besoin de réajuster en permanence, donc "investir" sur des outils de planification en amont n'est pas très efficace
Nos outils principaux ça risque d'être : Excel pour factures + Excel pour suivi personnel / planing
Vis-à-vis de la région : à voir avec l'interlocuteur, mais peu probable qu'il y ait besoin de plus

JEB : planing, a-t'on une liste exhaustive de toutes les tâches à réaliser ?
-> AJD rien de formel + ajustements à faire
On sait où on va, mais ya du jeu sur les tâches intermédiaires

LA SUITE

Caler une nouvelle date pour se rencontrer, préparer en amont
Planing : prioritaire
Saisie des factures

=> On part sur la semaine prochaine, samedi 30/01/2021 10h
A confirmer entre-temps

2) Plan zone projet : viewtopic.php?f=48&t=2074

Programme du WE : Sokoban, vider les étagères du fond de projet
Bouts de placo à finir de mettre sur les cloisons projet
+ Ménage
Ya des choses à bouger, et des choses à jeter

Critique à court-terme : finir le mur de séparation entre projet et les nouvelles zones
Placo à finr de poser + joints. En gros : ponçage peinture
-> prioritaire pour commencer à remettre projet en fonction
Une fois qu'on a fini cette partie on peut envisager de faire l'aménagement de
Ribelonnage : pas tant que ça en vrai, mais un petit peu encore
Modification des îlots (retours négatifs sur la config précédente) : à discuter si idées meilleures
Etagères du fond : difficilement discutable, on a besoin de stocker là-bas + contraintes gaines de ventilation

Rappel : prendre des photos de ce qu'il y a dans les cloisons coupe-feu, pour audit

Ne pas oublier que le Lab continue à vivre pendant ce temps-là, donc ne pas laisser le bazar
=> Faire attention, le Lab doit être montrable

JGN : trier / jeter c'est la tâche la + compliquée quand on ne sait pas. Voir en amont et mettre des étiquettes pour identifier facilement ce qui est à garder / virer / déplacer ?
-> Problème : disponibilité encadrants + couvre-feu, à court-terme il va falloir faire avec :(
Envisager photos + questions à "ceux qui savent" : Airman, Yannick, Zenos, Ellyan
Note : buffer, ya de + en + de dates sur les trucs qui y sont mis, pour savoir si c'est là depuis longtemps

Canal MM pour échanges : https://chat.electrolab.fr/electrolab/channels/travaux

Faire un bilan en fin de travaux le dimanche soir
=> Finir à l'avance, il faut se forcer à arrêter pour ranger / faire des photos, faire le bilan

Avancer les horaires de début à 13h ?
Rappel : on ne peut pas faire de repas au Lab
Vu qu'on veut finir plus tôt pour bilan + couvre-feu, pas trop le choix ...
=> On avance à 13h
dadglider
Electrolab::Membre
Messages : 71
Enregistré le : 16 oct. 2017, 09:49

Re: [CR réunion travaux] Samedi 23/01/2021

Messagepar dadglider » 28 janv. 2021, 18:55

merci pour le CR, mais c'est quoi AJD ?
Avatar de l’utilisateur
Flax
Electrolab::CA
Messages : 1592
Enregistré le : 01 mars 2017, 20:46
Contact :

Re: [CR réunion travaux] Samedi 23/01/2021

Messagepar Flax » 29 janv. 2021, 14:21

"AJD" : aujourd'hui :)

Retourner vers « Travaux »

Qui est en ligne

Utilisateurs parcourant ce forum : Aucun utilisateur enregistré et 1 invité