Ouverture réunions de direction

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vince
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Ouverture réunions de direction

Messagepar vince » 26 mai 2019, 18:42

Bonjour à toutes et à tous,

C’était une promesse faite lors de la dernière assemblée générale, il est temps d’y aller !
Nous avons le plaisir de vous annoncer l’ouverture des réunions de direction à tous les membres souhaitant y assister.

Les réunions de direction, c’est quoi ?
Il s’agit d’un moment d’échange entre administrateurs et salariés.
Ces réunions se tiennent tous les lundi soirs sauf si une réunion de CA a lieu (une fois par mois, du coup il faut bien surveiller le calendrier pour éviter de venir le mauvais soir).
Tous membres du CA et les salariés sont conviés (dans les faits nos trois salariés à temps complet participent, les temps partiels de Valery et Alain ne permettant pas une telle présence).

Pourquoi ces réunions ?
Les années passées, avec le développement de l’activité, les échanges informels les soirs d’ouverture (et pas que…) ou les week-ends se sont révélés insuffisants pour gérer sereinement le quotidien au lab. Notamment nos deux salariés de l’époque (Coline et Zenos) avaient des difficultés pour trouver réponse aux nombreuses questions qui se présentaient. Le dispatch des tâches avec les bénévoles devenait de plus en plus critique. Et les temps d’échanges structurés (avec ordre du jour, compte rendu et suivi) trop peu fréquents.

On parle de quoi du coup ?

Tous les sujets opérationnels (par distinction des sujets d’ordre stratégique et politique qui sont abordés en réunions de CA) sont abordés lors de ces réunions.

Les domaines sont variés : événements, travaux, visites, partenariats, infrastructure technique, communication, etc.
Nous balayons autant que possible tous les sujet en cours, alimentés par nos besoins, les contacts que nous recevons, les envies que nous avons, tout en gardant un œil sur le calendrier et le forum.

L’ordre du jour se construit au fur et à mesure de la semaine sur un pad dédié, souvent complété en début de réunion (voir pendant!). Notre secrétaire adoré (ou un remplaçant) prend note de tout ce qui se dit, ces notes devenant le compte rendu de la réunion. Ainsi dès la fin de la réunion, le CR est posté sur le forum CA+salariés+sages (ces derniers étant les anciens membres du CA qui restent dans la boucle des échanges), chacun repartant avec ses missions pour la semaine.

Pourquoi ouvrir aux membres ?
Beaucoup s’en souviendront : nous avions fait le constat il y a plusieurs années d’un fossé s’étant creusé entre une grande partie des membres et le conseil d’administration. Les causes de ce fossé étaient diverses et des solutions ont déjà été apportées : création des référents de zones, mise en place des réunions membres, retour des repas au lab, etc.

Une dynamique inverse est maintenant enclenchée : le renouvellement complet du CA en est une illustration, le soutien infaillible de la communauté lors des nombreux événements une autre.

Nous pensons cependant que nous atteignons une limite. Le développement continue, la situation financière se tend sérieusement, les esprits se fatiguent malgré tout et nombre d’entre nous n’ont plus touché un projet depuis trop longtemps.

La question reste donc : comment permettre à un plus grand nombre de s’impliquer sans devoir traverser l’épreuve d’une intégration auprès d’un groupe (administrateurs actuels et passés) qui impressionne, composé d’individus d’horizons relativement proches (hommes, ingénieurs ou techniciens chevronnés, passionnés) et souvent d’un niveau d’exigence très élevé ?

L’ouverture des réunions de direction est une réponse supplémentaire à cette problématique !
En donnant la possibilités aux membres de découvrir l’envers du décors, nous espérons qu’il leur sera plus facile :
* d’oser (le rendez-vous est formel, pas besoin de s’intégrer plus que nécessaire, l’envie de faire et le bons sens doivent suffire),
* de contribuer à sa mesure (par opposition au saut dans le grand bain que représente une candidature au CA)
* de proposer un regard supplémentaire (comprendre le contexte et les enjeux du moments sont nécessaire pour cela),

Ça se passe comment concrètement ?

Comme dit plus haut, les réunions ont lieu le lundi soir.
Et puisqu'une réunion de CA a lieu tous les mois, il faut surveiller calendrier pour ne pas se déplacer pour rien !

Nous commençons habituellement vers 21h après un repas pris ensemble.
L’heure de fin dépend grandement de la liste de sujets à traiter et du temps à consacrer à chacun d’entre eux.
Nous pouvons aussi bien terminer à 23h qu’à 1h du matin (même si nous évitons autant que possible cette extrémité!).

Ce créneau ne conviendra pas à tout le monde (il est parfois compliqué pour certains d’entre nous).
Nous avons tourné le sujet dans tous les sens, testés d’autre moments :le lundi soir reste le plus approprié.

Vous pouvez donc venir dès 20h si vous souhaitez discuter et vous restaurer, ou directement à 21h pour la réunion.
Et vous partez quand vous voulez, chacun fait comme il veut !


Voilà, vous savez l’essentiel !
Nous espérons que beaucoup de membres seront intéressés, que ce soit de façon ponctuelle pour simplement découvrir cet aspect de l’organisation du lab ou de façon plus régulière… et plus si affinité !

Si vous avez des questions, des remarques, quoi que ce soit à dire : allez-y !

A bientôt,

Le Pôle Communauté
Modifié en dernier par Flax le 31 mai 2019, 10:02, modifié 1 fois.
Raison : Erreur de jour, mardi corrigé en lundi.
mil351
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Re: Ouverture réunions de direction

Messagepar mil351 » 29 mai 2019, 21:01

Euh juste pour être sûr ...
[quote="vince"
Ces réunions se tiennent tous les mardis soirs


Comme dit plus haut, les réunions ont lieu le lundi soir.


C'est bien le lundi du coup ?
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Airman
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Re: Ouverture réunions de direction

Messagepar Airman » 29 mai 2019, 23:19

mil351 a écrit :Euh juste pour être sûr ...
[quote="vince"
Ces réunions se tiennent tous les mardis soirs


Comme dit plus haut, les réunions ont lieu le lundi soir.


C'est bien le lundi du coup ?


Oui, c'est bien le lundi. Les mardis, c'est ouverture normale / visite.
mil351
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Re: Ouverture réunions de direction

Messagepar mil351 » 30 mai 2019, 09:47

Merci !
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vince
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Re: Ouverture réunions de direction

Messagepar vince » 01 juin 2019, 22:25

Yep , my bad, le post initial est corrigé ! ;-)
A bientôt

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